Vos commissions calculées, votre bilan prêt en fin de mois.

À la fin de chaque mois, les ventes sont faites, mais le travail de suivi ne s’arrête pas là. Il faut encore réunir les factures, retrouver le vendeur associé à chaque vente, calculer les commissions et préparer les tableaux qui permettent de suivre les résultats. Pour un commerçant qui vend à la fois en ligne et en boutique, ces opérations peuvent rapidement prendre plusieurs heures.

Pour répondre à ce besoin, nous avons construit un agent qui automatise la préparation du bilan mensuel. Il rassemble les informations de vente, applique les règles de commission et génère un fichier Excel qui sert de support au suivi de l’activité et des vendeurs.

Un commerçant présent en ligne et en boutique

Notre client utilise Shopify pour gérer son activité de vente en ligne et dispose également d’une boutique physique avec des vendeurs. Chaque mois, il a besoin d’une vision des ventes de la boutique et de celles réalisées par chaque vendeur, ainsi que des commissions correspondantes.

Les objectifs commerciaux doivent eux aussi être visibles à deux niveaux : pour la boutique dans son ensemble et pour chaque vendeur. L’enjeu est donc de passer de factures et de données de vente à un bilan mensuel exploitable.

Un travail de fin de mois répétitif

Avant l’automatisation, la préparation de ce bilan demandait de récupérer les ventes, de les affecter aux bons vendeurs, puis d’effectuer les calculs nécessaires. Il fallait ensuite rassembler les résultats dans des tableaux pour consulter les performances et les commissions.

Ce travail revenait tous les mois. Il mobilisait plusieurs heures sur des tâches de collecte, de regroupement et de calcul, alors que ces opérations suivaient des règles définies par l’entreprise.

Un agent adapté aux règles de commission du client

Nous avons conçu un agent qui reprend ce travail de préparation en fin de mois. À partir des factures du mois, il identifie les ventes à regrouper, les associe aux vendeurs concernés et applique les règles de commission définies pour le client.

L’agent produit ensuite un fichier Excel qui rassemble les résultats. Le fonctionnement repose sur le contexte et les règles propres à cette entreprise : une automatisation de ce type se construit autour des données disponibles et de la façon dont le client rémunère son équipe.

Un fichier Excel pour suivre les ventes et les commissions

Le fichier généré réunit les éléments nécessaires au bilan mensuel :

• les ventes de fin de mois ;
• des tableaux d’analyse par vendeur et une vue globale pour la boutique ;
• le calcul des rémunérations de commission des vendeurs ;
• les objectifs de vente globaux et individuels. Le client dispose ainsi d’un même support pour examiner les résultats de la boutique, consulter les résultats individuels et retrouver les commissions calculées.

Plusieurs heures économisées chaque mois

L’automatisation a permis au client de gagner plusieurs heures chaque mois en évitant de refaire manuellement la collecte, l’affectation et les calculs. Le bilan reste disponible dans un format courant, Excel, que l’équipe peut consulter dans ses habitudes de travail.

Ce que ce type de solution peut apporter à votre entreprise

Ce cas illustre une situation fréquente : des informations existent déjà dans les outils de l’entreprise, mais leur transformation en tableaux de suivi demande encore beaucoup de manipulations. Une automatisation sur mesure peut prendre en charge tout ou partie de ces étapes, selon les données disponibles et les règles du métier.

Pour un autre commerce, on pourrait par exemple adapter le regroupement aux équipes ou aux points de vente, intégrer d’autres règles de calcul, ou préparer un autre format de rapport. Ces pistes sont des possibilités à étudier selon le besoin ; elles ne décrivent pas nécessairement les fonctions du projet présenté ici.

Vous passez chaque mois du temps à réunir vos ventes, calculer des commissions ou préparer vos tableaux ? Chez Studio du Web, nous concevons des outils et des automatisations sur mesure à partir de vos processus existants. Parlons de votre projet.